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Buona sanità

2011

Intranet

Veneto Libro Bianco della Buona Sanità 2011
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Costruire uno strumento di comunicazione diretta Azienda-dipendente che diventi strumento giornaliero di consultazione ed aggiornamento sulle informazioni utili legate alla vita professionale e sociale del dipendente all’interno dell’Azienda Ospedaliera. E’ questa l’idea di fondo da cui è partita l’Azienda Ospedaliera Universitaria Integrata di Verona, che nel febbraio 2009 ha deciso di rinnovare completamente la piattaforma intranet. Obiettivo quello di garantire una gestione documentale avanzata, di rendere semplice ed immediato l’accesso alle applicazioni esistenti e, più in generale, di virare da una impostazione di comunicazione generalista dove tutti gli utenti navigano sullo stesso portale ad una impostazione incentrata sull’utente, al quale (tramite autentificazione obbligatoria) viene garantita la reperibilità immediata delle informazioni da una propria pagina personale, vero e proprio cruscotto informativo funzionale personalizzabile dall’utente stesso. Indirizzata a tutto il personale dell’Azienda (circa 5.000 dipendenti) sia per scopi informativi che di utilizzo quotidiano come “scrivania di lavoro”, la nuova intranet, curata da una redazione centrale che si avvale di decine di redattori occasionali che contribuiscono per le aree di loro competenza, è stata costruita attraverso una serie di passaggi intermedi. La prima fase del progetto ha avuto come obiettivo il restyling dell’attuale intranet, dotandola di una nuova struttura delle informazioni, di un nuovo layout grafico e di una redazione allargata autorizzata all’inserimento e alla modifica dei contenuti. Nella seconda fase sono invece stati attivati nella intranet i processi di contribuzione dei contenuti da parte degli utenti anche non redattori attraverso il commento dei contenuti inseriti e l’introduzione di strumenti di comunicazione decentrata (bacheche, forum, newsletter). Nella terza fase, infine, è stata modificata l’impostazione stessa del portale intranet, trasformandolo in una piattaforma orientata all’utente con la progettazione di pagine personali targetizzate. Il cambiamento più emblematico, a circa 6 mesi dal primo rilascio on-line e a 1 mese dalla conclusione del progetto, è arrivato dal coinvolgimento e dall’interesse che dirigenti e personale hanno attribuito alla nuova intranet, già diventata quel canale di comunicazione autorevole ove tutto accade e ove tutto deve essere presente. “Se non sei sulla intranet non ci sei”, sta diventando il motto non dichiarato all’interno dell’Azienda. Questo mutato  atteggiamento, anche culturale, ha fatto sì che la nuova piattaforma sia diventata il luogo dove comunicare qualsiasi tipo di informazione che riguarda l’Azienda (le richieste per la pubblicazione di info sono triplicate) e dove reperire tutte le informazioni. Ma ha permesso anche, materialmente, di ridurre i tempi per l’accesso e il reperimento di informazioni che riguardano il personale, la formazione, le U.O., e di attivare un canale di comunicazione diretto e autorevole ad uso della Direzione strategica e rivolto a tutti i dipendenti. Senza dimenticare che il nuovo progetto, a pochi mesi dal suo rilascio, ha provocato un desiderio di partecipazione e un senso di appartenenza che mai si era visto all’interno dell’Azienda. Questa esperienza, che nel corso della fase attuativa ha previsto corsi di formazione in aula per oltre 50 giorni con una partecipazione di circa 600 persone, è stata presentata all’Osservatorio Enterprise 2.0 Politecnico di Milano nell’Aprile 2010.

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