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Buona sanità

2013

Lapis (Laboratorio permanente interservizi per la semplificazione della comunicazione scritta)

Emilia Romagna Libro Bianco della Buona Sanità 2013
Descrizione
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Descrizione

Una seria razionalizzazione dei documenti in uso nell'Azienda sanitaria e un primo contributo alla dematerializzazione, con il passaggio da 148 moduli solo cartacei a 75 moduli online. È il principale risultato conseguito dall'AUSL Modena con “Lapis”, laboratorio permanente per la semplificazione della comunicazione scritta.

Avviato a gennaio 2011 e conclusosi a dicembre 2012, il progetto oltre a dare una prima spinta alla dematerializzazione dei documenti, ha portato all'osservanza di regole per l'aggiornamento o la creazione di nuovi moduli nella stessa Azienda. Esperienza di successo tanto che la direzione generale aziendale ha proposto la diffusione del pacchetto “strumenti-LAPIS” (linee-guida, modulo standard) a livello regionale.

Il progetto è nato dall'esigenza di offrire ai cittadini una comunicazione trasparente, comprensibile, un accesso consapevole e appropriato ai servizi, un forte contributo alla dematerializzazione della modulistica aziendale secondo le linee di indirizzo dell'Agenda digitale europea e della Regione Emilia Romagna. Esigenza resa ancora più stringente data la vasta dimensione territoriale e organizzativa dell'AUSL, che comprende sei ex unità sanitarie locali indipendenti. Un contesto in cui inizialmente esistevano pratiche e procedure assai diverse per affrontare le stesse questioni e in cui la comunicazione sanitaria e amministrativa restituiva un’immagine disomogenea dell'Azienda. Di qui la necessità di definire una politica comunicativa coerente e condivisa a cui tutta la comunità professionale e sociale potesse fare riferimento.

Il progetto si è quindi articolato inizialmente in un’analisi del panorama comunicativo dell'Azienda, con la raccolta e la documentazione di tutto l’insieme delle comunicazioni scritte che raggiungono i cittadini. I vari moduli sono stati studiati valutando gli elementi positivi a cui ispirarsi e quelli problematici da evitare. Poi si è proceduto con una revisione e semplificazione di linguaggio e con una impaginazione e produzione di nuovi prototipi da adottare insieme a forme di valutazione in itinere. Un gruppo editoriale ad hoc ha lavorato attraverso un “wiki”, incontri periodici sotto la supervisione di un consulente esterno. Ha definito le linee guida editoriali e di check-list a partire dalla letteratura esistente facendo riferimento agli studi sulla leggibilità e sulla comprensibilità della comunicazione istituzionale in Italia.

In fase di documentazione sono stati raccolti 511 documenti mappati di cui 137 lettere, 226 note informativo-procedurali, 148 moduli. Rilevate 691 difformità: di queste il 60,8% riguardava aspetti grafico-editoriali; il 39,3% i contenuti.

Il lavoro editoriale di Lapis ha portato in due anni l'Azienda Usl di Modena ad avere ogni modulo immediatamente riconoscibile all'esterno, indipendentemente dalla direzione dipartimentale o ufficio centrale proponente, ad avere una modulistica più corrispondente alle aspettative e alle necessità dei cittadini e facilmente accessibile e compilabile. Proposta una versione online per dare un servizio migliore alle fasce più evolute della popolazione, mentre la versione cartacea è stata mantenuta per la parte di popolazione che non ha pieno accesso alle nuove tecnologie.

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