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Buona sanità

2011

Rapporti con i fornitori: più semplici se dematerializzati

Emilia Romagna Libro Bianco della Buona Sanità 2011
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Estratti conto da verificare, solleciti, richieste di verifiche sullo stato delle fatture e sui pagamenti eseguiti. In totale 14.736 documenti passivi e 26.406 mandati di pagamento solo per l’anno 2009. Una montagna di carta solo per gestire i rapporti con i fornitori. Numeri da ‘capogiro’, quelli dell’Azienda USL di Bologna, la più grande Azienda pubblica di servizi in ambito nazionale, che nel 2010 ha deciso di intraprendere un percorso per  semplificare le procedure attraverso un processo di informatizzazione avanzata, con l’obiettivo di creare uno strumento di facile consultazione che in tempo reale ed in modo trasparente fornisca agli oltre 4mila fornitori che lavorano con l’Azienda la situazione dei loro estratti conto e migliori la qualità del lavoro degli utenti interni. Un percorso di ‘dematerializzazione’ dei flussi documentali che è iniziato con il caricamento delle fatture tramite scansione, utilizzando una procedura che permette il dialogo tra i servizi interessati senza passaggio di carta, e che è proseguito con i  pagamenti effettuati con il mandato informatico, indirizzati verso la Tesoreria e autenticati da firma digitale. Questo nuovo scenario digitale ha rappresentato anche la spinta per studiare un sistema di nuova generazione, che fosse in grado di semplificare i percorsi e limitare il tempo lavoro degli utenti interni ed esterni all’Azienda. Successivamente è stato realizzato un portale di accesso per consentire ai fornitori, attraverso l’autenticazione, di ottenere le informazioni relative alle loro fatture: carico in contabilità, liquidazione, estremi di eventuale cessione e situazione dei pagamenti. Inoltre il portale è stato studiato in modo flessibile, per consentire la creazione di banche dati parallele idonee a raccogliere informazioni di diversa natura, anche per facilitare l’applicazione di norme legislative. Il progetto messo in campo dall’Azienda USL di Bologna non è ancora terminato, ma i risultati del primo anno indicano che il 30% del monte fatture è attualmente consultabile attraverso il portale, un primo passo per raggiungere l’obiettivo del 70% individuato dalla USL. Inoltre 652 fornitori hanno già aderito al Portale fornitori, numero questo in costante aumento, che rappresenta solo il 2% dei fornitori ma con una copertura del fatturato pari al 40% circa. E se da un punto di vista organizzativo questa esperienza ha portato ad una revisione ed ottimizzazione delle attività dei settori e uffici coinvolti, in termine di carichi di lavoro nonché di specifiche attività ad essi attribuibili, in termini operativi il processo di dematerializzazione avviato ha permesso da un lato ai fornitori di consultare il proprio estratto conto aggiornato in qualsiasi momento senza dovere interfacciarsi direttamente con un operatori e di essere informati tempestivamente via mail dei pagamenti ricevuti, e dall’altro all’Azienda di inviare comunicazioni ai propri fornitori in modo più semplice, tempestivo ed economico, con la garanzia di migliori riscontri. Questa rivoluzione digitale ha avuto, come corollario, anche una riduzione dei carichi di lavoro degli operatori (minore tempo al telefono e per ricevere fornitori), una maggiore accuratezza nelle attività lavorative e naturalmente un risparmio di carta e spese postali.

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