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Buona sanità

2011

Applicazione firma digitale e archiviazione ottica sostitutiva al 100% ordinativi bancari di incasso e pagamento: un progetto realizzato

Liguria Libro Bianco della Buona Sanità 2011
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Cinque metri cubi: tanto avrebbe richiesto l'archiviazione decennale dei documenti cartacei dell'Azienda sanitaria ligure di Chiavari relativi agli ordinativi bancari, pratiche che invece oggi sono totalmente dematerializzate e archiviate digitalmente, con notevole risparmio di costi e tempo, grazie a un progetto realizzato nel 2010.

Concepita e portata a termine in meno di sette mesi, da metà marzo alla fine di ottobre 2010, l'iniziativa ha rappresentato uno dei casi apripista in Italia di applicazione della firma digitale e dell'archiviazione ottica dei documenti bancari in un'Azienda sanitaria. Basti pensare che secondo i dati della Banca d'Italia diffusi alla fine dello scorso anno, l'ordinativo informatico locale era stato adottato, e comunque solo parzialmente, dal 42% dei comuni, dal 45% delle province, dal 67% delle regioni e soltanto da “alcune” ASL, senza nemmeno essere quantificate.

Nel dettaglio, in linea con il Piano nazionale per la digitalizzazione della P.A., il Codice dell'Amministrazione digitale e il Piano e-Gov 2012, l'Azienda Sanitaria Locale 4 (ASL4) Chiavarese ha trasformato grazie a un sistema informatizzato il flusso completo degli ordinativi bancari di incasso e pagamento applicando la firma digitale, conforme a standard nazionali, e l'archiviazione ottica sostitutiva di quella cartacea. Il progetto, in collaborazione con la Banca Carige in qualità di tesoriere, è partito in fase di test tra marzo e aprile 2010, poi è seguita una fase di coesistenza di documenti cartacei e digitali da maggio a ottobre dello stesso anno, fino al passaggio a regime dal 31 ottobre 2010.

I risultati ottenuti, oggetto fra l'altro di un convegno organizzato a Genova nel novembre 2010 con la partecipazione di relatori della Banca d'Italia, del Ministero della Pubblica Amministrazione e della Regione Liguria, sono significativi. Dal primo novembre 2010 sono stati infatti dematerializzati circa 12mila ordinativi l'anno, pari a 30mila fogli di carta considerate anche le quietanze, con conseguente riduzione tempi di esecuzione e gestione degli ordinativi bancari. A regime si parla di uno stock di 120mila documenti e 300mila fogli, considerata la necessità imposta per legge di archiviare per dieci anni i documenti interessati. Sono state del tutto eliminate la stampa cartacea, la triplice firma manuale, la trasmissione tra uffici per la firma, la spedizione al Tesoriere. L'archivio ottico ha permesso di azzerare tempi e costi prima legati, ad esempio, al recupero dei documenti originali dal Tesoriere o all'invio e alla conservazione negli archivi aziendali, senza contare i tempi e i costi di ricerca e consultazione di una tale mole di documenti. Azzerati anche gli errori di trascrizione, il deperimento delle pratiche cartacee, la necessità di spazi per l'archiviazione, con il vantaggio  che i documenti sono consultabili oggi in tempo reale. Inoltre, il periodo necessario per l'esecuzione dei bonifici si è ridotto da sette a tre giorni, liberando risorse professionali che sono state così impiegate in attività meno ripetitive e più qualificanti, come l'analisi delle dinamiche di spesa e dei flussi finanziari.

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