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Buona sanità

2011

Progetto di sviluppo Sistema Documentale

Emilia Romagna Libro Bianco della Buona Sanità 2011
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Provare a ridurre in maniera drastica, in un periodo limitato, la circolazione e lo scambio di documentazione in formato cartaceo. Nell’era della comunicazione digitale e dell’avvio dei cosiddetti ‘processi di dematerializzazione’ (le amministrazioni centrali hanno iniziato in questo senso un processo virtuoso che presumibilmente darà i suoi frutti il prossimo anno) un passo importante in questa direzione lo ha intrapreso l’Azienda USL di Bologna, che nel dicembre 2010 ha dato vita ad un progetto ambizioso: quello di ridurre la quantità di carta prodotta quotidianamente attraverso un percorso di automazione della gestione documentale, sia nell’ambito più tradizionale di gestione del protocollo, della produzione di delibere e determine, sia in un ambito più esteso dell’area amministrativa (per esempio la gestione del ciclo passivo e degli ordinativi e per la gestione della relazione dipendente-Azienda), sia in ambito sanitario (gestione cartelle, referti). Obiettivo primario del progetto quello di valorizzare i processi attraverso un’armonizzazione e un’uniformazione su scala aziendale al fine di semplificare al massimo le procedure, eliminando le ridondanze, i passi inutili o ripetuti e le inefficienze. Così a partire dal sistema di gestione di incarichi e dall’organigramma presenti in Azienda, già attivi ed utilizzati, si è definita e realizzata una matrice delle responsabilità, punto di partenza per l’informatizzazione dei processi in tutta l’Azienda. Il primo passo prevede che l’intero fascicolo relativo all’adozione di una delibera o una determina sia informatizzata secondo una logica di workflow (inteso come automazione di un processo di business). Pertanto ogni atto di validazione, ottenuto mediante apposizione di firma elettronica (debole o forte secondo i casi), sposta il punto di lavoro del processo al passo o ai passi successivi nel modello di workflow specifico per quel processo. Il progetto non è ancora concluso ma allo stato attuale il cambiamento più significativo in termini di miglioramento organizzativo si può identificare nel passaggio ad un registro unico per la numerazione delle determinazioni aziendali, contro un regime precedente che ne prevedeva uno per ogni articolazione aziendale. Inoltre le determinazioni aziendali sono attualmente create in formato digitale con relativa firma digitale del dirigente e vengono automaticamente pubblicate sull’albo online presente sul sito internet istituzionale. Questo ha consentito una riduzione di tempi, minori sprechi di carta e rappresenta un passo importante per una conservazione documentale totalmente digitalizzata. Infine i miglioramenti operativi introdotti nei processi gestionali hanno portato all’armonizzazione dei processi autorizzativi all’interno dell’Azienda per l’adozione degli atti e ad una semplificazione degli stessi processi autorizzativi. Nello sviluppo del progetto sono emerse anche alcune criticità relative alla normativa sulla Privacy e alla sua gestione, risolte grazie ad un adeguamento del sistema di gestione in modo da permettere differenti modalità di accesso e visualizzazione in rapporto all’utente o al cittadino che accede al sistema e ai documenti da esso gestiti.

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AZIENDA DIRETTORE GENERALE

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