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Buona sanità

2011

Utilizzo del software Training on line management (TOM) per la gestione della attività formativa

Emilia Romagna Libro Bianco della Buona Sanità 2011
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Tracciare tutte le fasi dei processi gestionali ed organizzativi relativi alla formazione, con l’attribuzione di specifici ruoli e responsabilità agli utenti del sistema. E’ questa la strada intrapresa dall’Azienda Ospedaliero-Universitaria del Policlinico di Modena, che nel dicembre del 2008 ha deciso di utilizzare un software con interfaccia Web per la gestione dell’attività formativa, in modo da integrare in un unico sistema le differenti tappe del processo formativo che prima venivano espletate con modalità diverse e non sempre sinergiche. D’altronde nell’ambito della formazione nelle Aziende Sanitarie, le nuove linee programmatiche del programma di Educazione continua in medicina (ECM) hanno introdotto negli anni numerose e rilevanti novità, come l’accreditamento dei provider, l’accreditamento istituzionale e i crediti Ecm. In quest’ottica, dunque, il progetto seguito dall’Azienda Ospedaliero-Universitaria di Modena, e rivolto non solo agli operatori interni all’Azienda ma anche a professionisti esterni interessati alla fruizione di corsi di argomento sanitari, persegue  un duplice obiettivo strategico. Da un lato quello di sviluppare un sistema di supporto al servizio formazione e agli operatori dell’Azienda che permetta di semplificare il processo di erogazione dell’attività formativa a partire dalla formazione del catalogo aziendale e alla gestione dei momenti formativi. Dall’altro quello, attraverso l’uso delle tecnologie via Web, di sviluppare un sistema che potesse diventare momento di integrazione dei percorsi formativi a livello almeno provinciale, con la definizione di un unico catalogo dei momenti formativi e tutte quelle sinergie in grado di recuperare efficienza organizzativa. Questa esperienza, ancora in fase di implementazione a causa dei cambiamenti normativi introdotti dalla commissione nazionale Ecm, ha già prodotto i primi risultati positivi, a partire dall’avvenuta creazione del catalogo dei corsi dell’Azienda, sempre aggiornato e consultabile da chiunque su internet. È stata inoltre effettuata l’integrazione con i software gestionali dell’Azienda per l'estrazione e l’aggiornamento dell’anagrafica deidipendenti, mentre dal 30 agosto 2010 è operativo il sistema di raccolta iscrizioni tramite il software ‘Tom’ (training Online management): ad oggi sono state registrate 2909 richieste di iscrizione a corsi aziendali, di queste 2504 da parte di dipendenti e 405 da parte di esterni. L’utilizzo di un sistema così moderno ha portato benefici anche in termini di semplificazione delle relazioni burocratiche-amministrative, e ha permesso di prendere decisioni strategiche rapide grazie alla condivisione dei dati ed alla possibilità di consultare i corsi ed i progetti in tempo reale. Questo ha comportato dal punto di vista dell’appropriatezza organizzativa anche una riduzione drastica di eventi avversi originati dalla gestione cartacea delle iscrizioni e dalla produzione dei consuntivi (100% errori di trascrizione, -100% schede non pervenute). E una volta a regime l’introduzione del sistema dovrebbe portare risparmi anche in termini di budget, dovuti a una diminuzione del tempo impiegato dal personale del servizio nel seguire le procedure di formazione, a una diminuzione di partecipazione del personale a corsi non pertinenti e a un calo del numero di corsi con tematiche sovrapponibili realizzati. Con l’introduzione del sistema ‘Tom’ i reclami relativi alle procedure di iscrizione sono passati dal 70% al 20%, i tempi di produzione e divulgazione del catalogo dei corsi da 3 mesi a 10 giorni. Infine con  l’avvio del sistema di iscrizione online sono stati aboliti i moduli cartacei con un risparmio di oltre 10.000 fogli/anno ed un risparmio di ore/lavoro per utenti ed operatori del servizio stimato in 1.500 ore. Mentre nel 2012, con la funzionalità di scaricamento degli attestati da parte degli utenti, si avrà un ulteriore risparmio di moduli per l’attestazione stimato in almeno 13.000 fogli all’anno e un calo delle ore di lavoro stimate in 2.100 ore/anno.

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